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카톡·엑셀 회원 명단, 앱으로 옮기는 법

문영웅 · 현직 골프 레슨프로, ProField 개발자 · 2026년 10월 8일

"앱으로 바꾸면 좋다는 건 아는데, 지금 회원을 다 어떻게 옮겨요?" 제가 주변 강사님들께 가장 많이 듣는 질문입니다. 저도 처음에 똑같이 겁을 먹었습니다. 카톡 단체방에 흩어진 회원, 엑셀에 적어둔 회차, 수첩에만 있는 전화번호 — 이걸 다 손으로 다시 입력해야 한다고 생각하면 시작할 엄두가 안 납니다. 그런데 실제로 해보면 '한 명씩 다시 입력'하는 과정은 거의 없습니다. 제가 제 레슨 회원 30명가량을 옮기면서, 그리고 다른 강사님들이 옮기는 과정을 보면서 정리한 실제 순서를 적습니다.

왜 다들 "나중에 옮기자"가 되는가

앱을 깔아보고도 실제로 쓰기까지 미루는 이유는 거의 같습니다. 회원이 30명이면 '30번 반복해야 하는 일'이라고 생각하기 때문입니다. 이름 입력, 번호 입력, 수강권 입력을 회원마다 따로 하면 당연히 하루 종일 걸릴 일처럼 보입니다. 그래서 "레슨 비는 시간에 틈틈이 하자"고 미루다가, 결국 엑셀과 앱을 둘 다 쓰는 어정쩡한 상태로 몇 달을 보냅니다. 이 글의 핵심은 하나입니다 — 명단 등록과 수강권 입력은 분리된 두 작업이고, 명단 등록은 한 번에 끝낼 수 있습니다.

실제 상황 두 가지

상황 1 — 필라테스 강사, 엑셀 32줄

필라테스 개인레슨을 하는 지인은 회원 32명의 이름·전화번호·잔여 회차를 엑셀 한 장에 관리하고 있었습니다. 문제는 예약은 카톡으로 따로 받다 보니, 엑셀의 회차와 실제 레슨 횟수가 자꾸 어긋났다는 것입니다. 이분은 엑셀의 이름·번호 열만 복사해서 앱에 한 번에 등록하고, 그 다음 엑셀에 적힌 잔여 회차대로 수강권만 하나씩 발급했습니다. 32명 등록 자체는 5분이 안 걸렸고, 수강권을 회원별로 맞추는 데 30분 정도 걸렸다고 했습니다.

상황 2 — 테니스 코치, 1:1 카톡 채팅창에 흩어진 번호

단체방 없이 회원 한 명씩 1:1로 카톡을 주고받던 테니스 코치의 경우는 조금 달랐습니다. 명단이 한곳에 모여 있지 않아서, 먼저 채팅 목록을 보며 회원 이름과 번호를 엑셀 한 장으로 모으는 작업부터 해야 했습니다. 번거로웠던 건 '명단을 모으는 일'이었지, 앱에 등록하는 일은 아니었습니다. 일단 엑셀로 모이고 나면, 그 다음부터는 상황 1과 같은 순서로 끝났습니다.

옮기기 전에 먼저 정리할 것 (체크리스트)

• ☐ 회원 이름·전화번호를 한곳(엑셀 한 장 또는 메모 한 장)에 모았는가
• ☐ 각 회원의 남은 수강권 회차 또는 만료일을 알고 있는가
• ☐ 그룹 레슨 회원이라면 어느 시간대·반에 속하는지 메모했는가
• ☐ 연락이 끊긴 '유령 회원'은 명단에서 뺐는가 (옮길 때 같이 정리하면 수고가 줍니다)

이 네 가지만 있으면 다음 단계는 기계적으로 끝납니다. 반대로 이 정리를 안 하고 등록부터 하면, 나중에 "이 회원 회차가 몇 개였지?"를 다시 뒤지게 됩니다.

실제 옮기는 순서

① 레슨 가능한 시간을 먼저 엽니다 (매주 반복으로 설정하면 한 번으로 끝납니다). ② 정리해둔 명단에서 이름과 전화번호 열만 복사해, 「여러 명 한 번에 등록」 화면에 붙여넣습니다. 한 줄에 한 명씩 자동으로 인식되어 전화번호까지 한꺼번에 등록됩니다. ③ 등록된 회원마다 남은 회차·기간에 맞춰 수강권을 발급합니다. 이 단계는 회원 수만큼 반복되긴 하지만, 수강권 등록은 몇 번 터치로 끝나는 단순 작업입니다. ④ 앱을 쓸 회원에게는 초대를 보내 가입을 유도합니다. 가입하는 순간 강사가 입력해둔 수강권·예약 기록이 그대로 그 회원 계정과 연결됩니다.

회원에게 보내는 초대 문구 (예시)

명단은 등록했지만 "어떻게 안내해야 하나"가 또 다른 고민입니다. 제가 실제로 썼던 문구는 이렇습니다.

"회원님 안녕하세요! 앞으로 레슨 예약·취소를 앱에서 바로 하실 수 있게 바꿨어요. 수강권 회차는 그대로 옮겨져 있으니 걱정 안 하셔도 됩니다. 아래 링크로 가입만 하시면 바로 연결돼요 🙂 [초대 링크]"

핵심은 두 가지입니다. "회차가 그대로 옮겨진다"는 안심 문구와, 가입만 하면 끝난다는 간단함을 먼저 알리는 것입니다. 회원 입장에서 가장 걱정하는 건 '내 회차가 사라지는 것 아닌가'이기 때문입니다.

끝까지 앱을 안 쓰겠다는 회원은?

명단을 다 옮겨도 몇 명은 꼭 "그냥 카톡으로 할게요"라고 합니다. 이런 회원은 억지로 설치시킬 필요가 없습니다. 강사가 직접 등록한 상태 그대로 두고, 예약·수강권 관리는 강사 화면에서 계속하면 됩니다. 회원은 평소처럼 카톡으로 요청하고, 강사가 대신 예약을 잡아주는 식입니다. 나중에 마음이 바뀌면 그 회원에게 개인 초대코드를 보내면 되고, 가입하는 순간 그동안 쌓인 수강권·예약 기록이 끊기지 않고 그대로 연결된 계정으로 넘어갑니다. 그러니 "다 설치해야 옮길 수 있다"는 생각 때문에 전환을 미룰 필요가 없습니다.

자주 묻는 질문

회원 한 명 한 명 앱에 다시 입력해야 하나요?

아닙니다. 카톡이나 엑셀에 있는 이름·전화번호 명단을 복사해서 ProField의 「여러 명 한 번에 등록」 화면에 붙여넣으면, 한 줄에 한 명씩 자동으로 나뉘어 한 번에 등록됩니다. 이름과 번호만 있으면 됩니다.

남은 수강권 회차는 어떻게 옮기나요?

자동으로 넘어오지 않습니다. 등록 직후에 강사가 직접 기존 장부(엑셀·수첩)를 보고 남은 회차만큼 수강권을 발급해주면 됩니다. 이 작업 때문에 명단을 정리하는 단계가 꼭 필요합니다.

앱을 설치하기 싫다는 회원은 어떻게 하나요?

강사가 직접 등록해두면 됩니다. 예약·수강권 관리는 강사 화면에서 그대로 가능하고, 회원은 평소처럼 카톡으로 요청해도 됩니다. 나중에 초대코드를 보내 가입하면 그동안 쌓인 수강권과 예약 기록이 그대로 연결된 계정으로 옮겨집니다.

프로필드는 카톡·엑셀 명단을 붙여넣기로 한 번에 등록하고, 앱을 안 쓰는 회원도 강사가 직접 관리할 수 있는 무료 레슨 관리 앱입니다. 나중에 초대를 보내면 쌓인 수강권·예약이 그대로 이어집니다.