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레슨 회원 관리, 엑셀과 카톡으로 언제까지?

문영웅 · 현직 골프 레슨프로, ProField 개발자 · 2026년 9월 15일

회원이 10명일 때는 수첩이면 충분합니다. 20명이 되면 엑셀이 필요해지고, 30명을 넘기면 엑셀이 배신하기 시작합니다. 어제 수업한 회원의 회차 차감을 깜빡하고, 지난달 만료된 회원에게 연락을 못 하고, 입금됐다는 회원과 안 됐다는 기록이 싸웁니다.

이 글은 회차제(10회권·기간권) 레슨을 운영하는 강사분들 — 골프, 필라테스, PT, 테니스, 피아노, 어느 종목이든 — 이 겪는 회원 관리 문제를 구조적으로 정리한 것입니다.

수기 관리가 무너지는 세 지점

강사 기록엔 7회 사용, 회원 기억엔 6회. 누가 맞든 이미 진 싸움입니다. 회원과 회차로 다투는 순간 신뢰가 깎이고, 대부분의 강사는 그냥 한 회를 내어주고 끝냅니다. 한 달에 몇 번이면 그게 다 매출입니다.

수강권이 끝나가는 회원에게 제때 말을 못 꺼내면 재등록 시점을 놓칩니다. 회원은 '끊긴 김에' 쉬게 되고, 쉬면 돌아오지 않는 경우가 많습니다. 재등록은 만료 전에 언급해야 이어집니다.

예약은 카톡, 회차는 엑셀, 입금은 은행 앱 — 세 곳에 흩어져 있으면 셋을 맞추는 일이 새 업무가 됩니다. 문제는 도구가 아니라 분리 자체입니다.

예약 = 차감 — 회원이 예약하는 순간 수강권에서 회차가 자동으로 빠집니다. 차감을 '기억'할 필요가 없으니 분쟁의 근거 자체가 사라집니다.
잔여 회차는 회원이 직접 확인 — "몇 회 남았죠?"라는 질문이 앱 화면으로 대체됩니다.
만료 임박 자동 표시 — 만료가 다가오는 회원이 대시보드에 떠서, 재등록 안내를 보낼 타이밍을 놓치지 않습니다.
재등록 이력이 쌓임 — 수강권을 연장·재발급하면 이력이 남아, 이 회원이 언제부터 몇 회권을 몇 번 등록했는지 한눈에 보입니다.

학원용 프로그램은 월납·등원 구조라 회차제 개인레슨과 맞지 않고, 예약 플랫폼은 수수료를 떼거나 내 회원에게 다른 강사를 노출합니다. 회차제 1:1 레슨이라면 기준은 세 가지입니다.

프로필드는 현직 레슨프로가 이 기준대로 만든 앱입니다. 예약·수강권·매출 대시보드·영상 피드백까지 수수료 0원, 현재 전 기능 무료입니다.

수강권 자동 차감 · 만료 임박 알림 · 재등록 이력까지 전부 무료